ECM, Gestión de Contenido Empresarial

OpenKM con la gestión del conocimiento, le permite optimizar la calidad y coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y asistir a su organización en la gestión de sus resultados.

OpenKM ha sido especialmente diseñado para gestionar el contenido crítico para la empresa y el cumplimiento de normativas.

Plan de archivo

El plan de archivo es una esquema integral que incluye el ciclo de vida completo de los contenidos, organización, la ubicación, las intrucciones para la transferencia, las instrucciones de retención y disposición, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de los contenidos.

El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los contenidos una vez han sido creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los contenidos creados y mantenidos por una unidad organizativa y facilita la disposición.

Colaboración

• Acceso universal multidispositivo.
• Gestión de tareas.
• Calendario.
• Foro.
• Wiki.
• Notas y anotaciones en documentos.
• Edición colaborativa.

Módulos

• Multiempresa.
• Archivo de correos electrónicos.
• Firma electrónica y criptografía.
• Motor de workflow integrado.
• Marca de agua ( Watermark ).
• Motor de generación de informes.
• Indexación de todos los contenidos.

Catalogación automática

Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.

Captura automática de metadatos

El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.

Clasificación de las actividades de la organización

La clasificación de las actividades de la organización representa una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de documentos, como:

• El establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representación continua de la actividad.
• La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del tiempo.
• La ayuda en la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una actividad concretas.
• La definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
• La atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de documentos u operar en los mismos.
• La distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de documentos.
• La distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas.
• El establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiadas.

Control de versiones

El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.

Conectividad

Webservices en REST y CMIS.

Protocolos de redes CIFS, FTP y WebDAV soportados.

Previsualización avanzada

Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.

Auditoría

OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.

Integraciones

OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre otras.